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なぜ決断できないのか?無駄な会議で時間を浪費しない6つのステップ

ビジネス この記事は約 10 分で読めます。

こんにちは。

 

マーケティングの読みものの管理人のKです。

あなたの会社では週にどの程度の時間を会議に費やしていますか?

また、その会議の中で時間を有効に活用できていますか?

 

多くの日本企業では、仕事の中で会議の占める時間が多くあるのではないでしょうか。

もちろん、それらの会議によって生産性が向上したり、問題が解決すればよいのですが、現実にはなかなか物事が進展しないことが多くあります。

 

会議が進む中でよくある場面として、話し合いも進んで、ある程度答えらしきものが見えてきて、全体として意思決定のフェーズになっているときに、一つの決断として、物事を決めることができない。

そんな経験をしたことがあるのではないでしょうか。

 

今回はそんな会議を経験しているあなたに会議の時間を無駄にしないために実践すべき6つのステップをご紹介します。

 

決めの問題が決めれない

冒頭でも触れたように、企業における会議で議論も出尽くしたタイミングで、全体なり担当者なりが意思決定を行うタイミングになって、決断ができないという状況に出くわしたことがある方もいらっしゃるかと思います。

 

要するに、“決めの問題が決めれない”という状況です。

 

仕事をしていると、常に複数のタスクや業務を抱えながら日々活動をしているという方が多いのではないでしょうか。

逆に毎日1つだけの業務をやり続けているという方のほうが少ないはずです。

 

“決めの問題が決めれない”というのはいくつか考えられる理由があります。

  • まだ議論の余地があるのではないか
  • 他に選択肢を見逃しているのではないか
  • 他の業務の進捗を見て今やるべきことが本当にこれなのか

 

何のための会議なのか

会議の内容や形態に関わらず、どんな会議にも共通することが一つだけあります。

それは、会議の参加者の時間を拘束しているという点です。

 

ある人は、その会議の時間があれば、今日の業務を完了し残業無しで帰ることができたかもしれません。

別の人は、その会議の時間があれば、お客さんからのクレームに迅速に対応をし、満足度を上げることができたかもしれません。

 

時間というものは有限です。

その限られたリソースを使って、いかにお客さんの満足度を高めていくのかというのがビジネスで求められることです。

 

あなたの会社が無駄な会議に時間を費やしている間に競合他社が新しいマーケティングプランで新商品を開発して市場参入してマーケットを掌握してしまうということもありえます。

今の時代、競合他社は日本企業だけとは限りません。

また、目に見えていない新たなスタートアップ企業が爆発的な早さで成長をしている可能性もあります。

どんな業界・業種においても安泰ということはありません。

 

会議は意思決定を行う場

少しは無しが逸れましたが、今日のビジネスシーンでは時間を無駄にしている暇は無いということです。

もちろん、ビジネスにおいて会議が不要という話ではありません。

 

今現在でも対面でのコミュニケーションの有用性は非常に大きなものがあります。

会議をすることで、多様な意見のもと方向性を決めることができるのは間違いありません。

 

ですが、会議を有益なものにするためには、なんらかの“意思決定を行う”必要があります。

それが無いとただ集まって個人の感覚を述べて、発散の場で終わってしまいます。

会議として関連する人が集まり、それぞれの意見を述べて、状況を多角的に見た後には必ず何かしらの決定をしなければその時間すら無駄になってしまいます。

 

最悪、どうしてもその場で結論が出ないのであれば、次回の会議の日時の設定はしましょう。

それもないとやりかけの議論がそのままになってしまい、いつの間にかフェードアウトしてしまいます。

 

仕事を進める会議にするための6つのステップ

とはいえ、会議の時間で意思決定をするには難しい問題もあるかもしれません。

 

先ほど触れたように、決めの問題が決めれないのにはいくつか問題点があるのではという話でしたね。

ですが、それらの問題点を解消するための方法ももちろんあります。

 

会議で決断をするためには、事前にどれだけ準備ができているかによります。

では、どんな準備が必要なのか、その6つのステップを紹介いたします。

 

ステップ1:情報収集

まずはじめに必要なのが『情報収集』です。

 

会議の議題に関連する多角的な情報です。

考えられるありとあらゆる情報、データをまずは集めます。

 

定量的に集計ができるデータだけでなく、定性的なヒアリングやインタビューなどのデータも合わせて集めると良いでしょう。

 

その情報が本当に有効かどうか、有益なのかというのは一旦考えずにまずは関連すると思うものをとにかく集めまくります。

 

ステップ2:分析

続いてのステップは『分析』です。

 

ステップ1で集めた情報を分析していきます。

分析をする際のポイントは『チャート化(グラフ)』するということです。

 

表としてのデータは実は読みづらいのです。

人によって読み込むポイントや注目する場所も違いますし、それを元に議論をするとどすいても本題からそれがちです。

 

『チャート化』をすることのメリットは、視覚的に状況を把握できる点と、全体の傾向を掴みやすくなるという点です。

 

もちろん、細かい部分まで読み込んでその原因を追究して細分化するということも時と場合によっては必要ですが、会議など大きなテーマで議論をする際にはあまり細かな話をしても意味がない事があります。

それよりも、もっと大枠での決定をしたほうが結果に対する影響という点でも大きなものがあります。

 

ステップ3:要約

分析が終わったら、次は『要約』へと移ります。

 

それぞれの分析結果が「要するに何なのか」ということをシンプルにまとめるということです。

 

分析結果の要約ができていないと、そのデータが有益なものかどうかという判断がつかなくなってしまいます。

そして、要約をしていくことで、「あの情報が無かった・・・」とか、「こういう情報が必要だな・・・」といった、足りていないデータがわかるようになります。

 

『要約』をする際のポイントは『積み上げていく』ことです。

どういうことかというと、まずは同じような要約をグループ化していきます。

そして、あるカテゴリーにおけるポイントが何なのかを一旦仮置きします。

続いて、その複数のカテゴリーから更に上位概念にあたるものをまとめてそれについて要約をまとめます。

この流れを繰り返して、最終的に一番の根っこにある問題が何なのかというところまで積み上げていくのです。

 

ここまでのステップ3までは会議が始まる前までにまとめておく必要があります。

逆にこれらのステップが無いままに会議をしても実りのある成果を得るのは難しいでしょう。

 

ステップ4:アイデアブレスト

では、続いて4番目のステップである『アイデアブレスト』です。

 

ここからが実際に会議のなかで進行していくイメージです。

ステップ1~3までの情報を元に、一番の根っこにある問題に対して有効と思える解決策をまずはアイデア程度で良いのでとにかく出していきます。

 

ここでのポイントは、『実行できるかどうかは一旦無視する』ことです。

 

後の事を考えるとどうしても実行できるアイデアばかり考えてしまいがちです。

ですが、それはあくまであなたにとって実効できるかどうかという話です。

職場の他の方にとっては実はそんなにハードルが高くないということもありえます。

だからこそ、本当に実行できるのかどうかは一旦無視して、まずはアイデアを発散する必要があります。

 

ステップ5:解決策の立案

アイデアの発散が終わったら後のステップは、『解決策の立案』です。

 

アイデアの種をどうやって実行していくのか、その解決策を具体的に考えていきます。

ここでもやはり出てきたアイデアをまずはグループでまとめてみると良いでしょう。

 

アイデアといっても人によってイメージや粒度が違います。

だからこそ、そのアイデアがどういう意味なのかという考えを共有する必要があります。

そして、自分のアイデアを相手に伝えようとすると、改めてそのアイデアについて考え直します。

それにより自分自身の意見も整理することができ、本当に考えていたことはそれでよかったのかというチェックもできます。

 

ステップ6:実践

解決策の目処がたったら、最後のステップは『実践』です。

 

どんなに優れたアイデア、秀逸な解決策もそれを実行しなければ何の成果もありません。

それが良かったのか、悪かったのかその判断もつけることができませんし、評価をすることもできません。

 

やると決まったことは最後までやりきることがとにかく重要です。

 

そうすることで結果が出ます。

必ずしも良い結果とは言えないかもしれません。

ですが、結果が出たからこそ、次の一手をどうするか考えることができるようになりますし、実践することもできるようになります。

 

 

そして、最終的には良い結果を出すことができるようになります。

 

6つのステップの目的とは

今回ご紹介させていただいた6つのステップですが、これらを実践する目的は

 

優先順位をつける

 

ことです。

 

会議に限らず普段の仕事の中でもどこから手をつけたらいいのか、今何をすべきなのかがすぐにわからないというのは、優先順位がついていないからです。

 

だからこそ、会議を使って、関連する人たちに共通の認識としての優先順位付けができるようになれば、あなたの仕事がスムーズに進むようになるでしょう。

 

もし、上記の6つのステップを実践してもなかなか決断できるようにならないのであれば、優先順位をつけるためにどうすればよいのかということを枕詞にして考えてみると良いでしょう。

 

まとめ

会社という組織においてより大きな成果を出そうとするのであれば、そこで働いている人が共通の認識をもつということが重要です。

なぜなら、一人ひとりが別々の方向を向いて進もうとしていては、成果もそれだけ分散してしまうからです。

そのためにも、会議を使ってコミュニケーションを深めることというのは非常に有効です。

ですが、会議はすることが目的ではありません。

物事を決定することが目的です。

そのためにどんな準備が必要なのか、会議の中で何が必要なのかをまとめてみました。

いきなりすぐに実践できるようにはならないかもしれませんが、重要なのは繰り返し実践していくことです。

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